Kiedy potrzebny jest SOC 1, a kiedy SOC 2?

Kiedy potrzebny jest SOC 1, a kiedy SOC 2?

Wybór między SOC 1 a SOC 2 zależy przede wszystkim od rodzaju świadczonych usług oraz tego, w jaki sposób wpływają one na działalność klientów. SOC 1 koncentruje się na kontrolach finansowych, podczas gdy SOC 2 obejmuje bezpieczeństwo danych i dostępność systemów.

Fundamentalne różnice między raportami

Podstawy rozróżnienia tkwią w odmiennych celach każdego z raportów. SOC 1 dotyczy wewnętrznych kontroli nad sprawozdawczością finansową, weryfikując mechanizmy zabezpieczające procesy finansowe, które mogą wpływać na sprawozdania finansowe klientów. Regulowany jest standardem SSAE 18.

W przeciwieństwie do tego, SOC 2 ocenia kontrole związane z pięcioma kluczowymi kryteriami: bezpieczeństwem, dostępnością, integralnością przetwarzania, poufnością i prywatnością. Bezpieczeństwo stanowi jedyne obowiązkowe kryterium, pozostałe można wybierać w zależności od potrzeb organizacji. Podlega standardom SSAE 18.

Organizacje wymagające SOC 1

Mając na uwadze powyższe rozróżnienia, organizacje potrzebujące SOC 1 to przede wszystkim te, których usługi bezpośrednio wpływają na sprawozdawczość finansową klientów.

Firmy płacowe muszą wykazać, że ich systemy prawidłowo przetwarzają dane dotyczące wynagrodzeń, podatków i składek, ponieważ każdy błąd w tych procesach może zniekształcić sprawozdania finansowe klienta. Podobnie dostawcy usług rozliczeniowych obsługują transakcje płatnicze wymagające precyzyjnej dokumentacji i kontroli – audytorzy finansowi klientów potrzebują potwierdzenia, że te procesy działają zgodnie z wymogami.

Równie istotną grupę stanowią procesory płatności, które zarządzają kluczowymi operacjami finansowymi. Ich kontrole muszą zapewniać dokładność i kompletność wszystkich transakcji wpływających na księgi rachunkowe klientów. Z kolei dostawcy usług księgowych prowadzą lub wspomagają prowadzenie ksiąg rachunkowych, a ich systemy i procesy bezpośrednio determinują jakość sprawozdań finansowych.

Branże wybierające SOC 2

W odróżnieniu od organizacji koncentrujących się na procesach finansowych, SOC 2 wybierają podmioty, których priorytetem jest demonstracja bezpieczeństwa danych i niezawodności systemów.

Firmy SaaS przechowują i przetwarzają wrażliwe dane biznesowe klientów, dlatego muszą udowodnić, że ich platformy oferują odpowiedni poziom zabezpieczeń i dostępności. W tej samej kategorii znajdują się dostawcy usług cloudowych, którzy zarządzają infrastrukturą IT klientów – SOC 2 potwierdza, że ich środowiska spełniają najwyższe standardy bezpieczeństwa i ciągłości działania.

Co więcej, firmy technologiczne obsługujące dane osobowe potrzebują atestacji zgodności z wymogami prywatności i poufności. Jest to szczególnie istotne dla organizacji działających w regulowanych branżach. Wreszcie, dostawcy usług IT wspierający krytyczne procesy biznesowe muszą wykazać, że ich systemy działają niezawodnie i bezpiecznie przez całą dobę.

Rodzaje raportów: Typ 1 oraz Typ 2

Niezależnie od wyboru między SOC 1 a SOC 2, każdy raport może być wydany w dwóch wersjach różniących się zakresem czasowym. Typ 1 przedstawia stan kontroli w określonym momencie – stanowi rodzaj migawki systemów i procesów. Natomiast Typ 2 obejmuje okres minimum sześciu miesięcy i ocenia skuteczność operacyjną kontroli w czasie.

Typ 1 sprawdza się w sytuacjach, gdy organizacja potrzebuje szybko dostarczyć dowód posiadania odpowiednich kontroli. Jednakże Typ 2 oferuje pełniejszy obraz, pokazując, jak kontrole działają w praktyce przez dłuższy okres, co czyni go bardziej wartościowym dla długoterminowych relacji biznesowych.

Sytuacje wymagające podwójnej atestacji

W praktyce biznesowej zdarzają się sytuacje, gdy organizacje muszą posiadać zarówno SOC 1, jak i SOC 2. Dzieje się tak przede wszystkim wtedy, gdy świadczą usługi wpływające na procesy finansowe i jednocześnie zarządzają wrażliwymi danymi operacyjnymi.

Szczególnie dotyczy to dużych dostawców usług obsługujących klientów z różnych branż. Jedni wymagają potwierdzenia kontroli finansowych, inni – bezpieczeństwa danych. W takich przypadkach oba raporty stają się koniecznością biznesową, choć warto zauważyć, że wiele kontroli może się pokrywać między raportami, co pozwala na optymalizację procesu audytowego.

Praktyczne kryteria podejmowania decyzji

Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe czynniki, decyzja powinna opierać się na systematycznej analizie świadczonych usług. Jeśli organizacja przetwarza dane finansowe wpływające na sprawozdania klientów, SOC 1 jest niezbędny. Gdy priorytetem jest bezpieczeństwo danych i dostępność systemów, wybór pada na SOC 2.

Równie ważne jest zidentyfikowanie odbiorców raportu. Audytorzy finansowi zazwyczaj wymagają SOC 1, podczas gdy zespoły IT, compliance i regulatorzy częściej oczekują SOC 2. Ponadto klienci często wprost określają, jakiego typu raport potrzebują – analiza tych wymagań powinna stanowić punkt wyjścia dla całego procesu decyzyjnego.

Przygotowanie organizacji do procesu audytowego

Niezależnie od finalnego wyboru, organizacje powinny rozpocząć od oceny gotowości. Ten proces identyfikuje luki w kontrolach i pozwala na ich uzupełnienie przed formalnym audytem, co znacząco zwiększa szanse na pomyślne przejście atestacji.

Dokumentacja procesów stanowi fundament każdego SOC. Kontrole muszą być nie tylko wdrożone, ale także systematycznie dokumentowane i regularnie testowane. W związku z tym mapowanie kontroli do odpowiednich kryteriów czy celów kontrolnych wymaga szczególnej precyzji.

Warto podkreślić, że w SOC 1 organizacja definiuje cele kontrolne dopasowane do świadczonych usług, natomiast w SOC 2 kontrole muszą spełniać predefiniowane kryteria Trust Services. Efektywne przygotowanie nie tylko skraca czas audytu, ale także zwiększa prawdopodobieństwo pozytywnych wyników.

Długoterminowe korzyści z właściwego wyboru

Właściwy wybór SOC przekłada się na konkretne korzyści biznesowe. Organizacje z odpowiednimi raportami zyskują przewagę konkurencyjną i mogą obsługiwać klientów o wyższych wymaganiach regulacyjnych, co bezpośrednio wpływa na możliwości rozwoju biznesu.

Co więcej, systematyczna dokumentacja kontroli usprawnia wewnętrzne procesy audytowe, a ciągłe monitorowanie zastępuje okresowe, czasochłonne przeglądy. W rezultacie klienci i partnerzy biznesowi traktują raporty SOC jako dowód profesjonalizmu i niezawodności – jest to szczególnie istotne w branżach, gdzie zaufanie stanowi kluczowy element relacji biznesowych.

Podsumowanie

Wybór między SOC 1 a SOC 2 nie powinien budzić wątpliwości, jeśli organizacja dokładnie przeanalizuje charakter swoich usług i oczekiwania klientów. SOC 1 sprawdza się dla dostawców usług finansowych, SOC 2 – dla firm technologicznych i dostawców usług IT.

Należy pamiętać, że niektóre organizacje potrzebują obu raportów ze względu na różnorodność świadczonych usług. Ostatecznie kluczem do sukcesu jest staranne przygotowanie, właściwa dokumentacja kontroli i systematyczne podejście do zarządzania ryzykiem. Inwestycja w odpowiedni SOC zwraca się przez zwiększone zaufanie klientów, lepszą pozycję konkurencyjną i usprawnienie wewnętrznych procesów kontrolnych.